Le zéro papier est un enjeu majeur dans l'industrie 4.0. : en dématérialisant les documents tout au long de votre chaîne de production, vous gagnez en productivité, en traçabilité et en agilité.
Sauf que...
Certaines erreurs peuvent vous coûter cher !
C'est pourquoi nous vous montrons dans cet article les avantages d'une stratégie zéro papier, les étapes de mise en place et surtout : les 7 erreurs à éviter.
Zéro papier dans l'industrie : les avantages
Commençons par le commencement. Pourquoi vouloir éliminer le papier de vos chaînes de production ?
La réponse semble évidente, mais voici toutefois quelques arguments à présenter à votre collègue ou votre pair qui ne voit pas l'intérêt de brûler les derniers bouts de papier en production :
- Productivité accrue et coûts réduits : vous comptez le temps que vous passez à faire de la ressaisie ? Nous oui ! En éliminant ces tâches chronophages, vous pouvez gagner jusqu'à 30 minutes par jour et par salarié. Vous réduisez aussi vos coûts d'impression et de stockage, sans compter les économies réalisées grâce à la diminution des erreurs.
- Traçabilité renforcée : avec des données dématérialisées, centralisées et sécurisées, vous assurez un suivi complet de vos produits et processus, de la matière première au produit fini.
- Flexibilité et réactivité : grâce à des données numériques fiables et à jour, vous pouvez adapter plus facilement votre production aux aléas et imprévus, pour gagner en agilité. Vous améliorez facilement votre TRS en sachant parfaitement où sont les problèmes.
- Empreinte environnementale réduite : en consommant moins de papier, vous préservez les ressources naturelles et réduisez vos émissions de CO2 liées à la production et au transport des documents. En 2025, il n'est plus possible de passer à côté du moindre geste pour l'écologie !
Voyons maintenant quelles sont les étapes pour réussir votre transition vers une chaîne de prod zéro papier !
Les 5 étapes clés pour réussir sa transition vers une chaîne de production zéro papier
1. Auditer l'existant et définir ses objectifs
Avant de vous lancer dans votre transition vers le zéro papier, prenez le temps de :
- Recenser tous les documents papier utilisés dans votre chaîne de production
- Identifier les processus à digitaliser en priorité, en fonction de leur criticité et de leur potentiel d'optimisation
- Définir des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis)
Exemple : réduire de 50% le temps de traitement des dossiers de fabrication d'ici 6 mois.
2. Cartographier les processus et les flux documentaires
Vous avez une vision claire de votre fonctionnement ? Si ce n'est pas le cas, c'est le bon moment pour :
- Modéliser chaque processus en identifiant les acteurs, les tâches, les documents et les points de blocage
- Identifier les interactions entre les services et les échanges d'informations
- Repérer les opportunités de simplification et d'automatisation des flux
En plus de vous aider dans votre dématérialisation, cette étape vous permet d'y voir plus clair et d'améliorer vos processus.
Le conseil de l'expert : utilisez un outil de cartographie comme BPMN (Business Process Modeling notation, ou norme de modélisation des processus métier) pour visualiser vos processus. Il existe de nombreux outils gratuits en ligne.
3. Choisir les bons outils de dématérialisation
Une fois que le projet est cadré et que vous avez une bonne vision de vos priorités, il faut choisir vos outils. Nous vous listons les outils existants dans la 4ème partie, mais pour faire le bon choix, vous devez :
- Recenser vos besoins fonctionnels et techniques (type de documents, volume, niveau de sécurité...)
- Étudier les différentes options : GED, workflow, signature électronique, archivage légal...
- Privilégier des solutions modulaires et interopérables avec vos systèmes existants
Notre recommandation : Flexio (étonnant n'est-ce pas ?). Avec Flexio, vous digitalisez progressivement vos processus métiers (mais ça aussi, on vous en parle plus tard !)
4. Accompagner le changement auprès des équipes
C'est une étape souvent négligée, mais pourtant cruciale : la réussite de votre projet zéro papier repose sur l'adhésion de vos collaborateurs. Pour cela, vous devez :
- Communiquer régulièrement sur les objectifs et les bénéfices attendus
- Former les utilisateurs aux nouveaux outils et aux bonnes pratiques
- Nommer des référents métiers pour faciliter l'appropriation sur le terrain
- Co-construire vos processus et applications avec vos équipes
Notre client Fabien Tanguy, Ingénieur Génie Industriel chez SANDEN témoigne :
"L’implication des équipes opérationnelles dès le début du projet a été un facteur clé de succès. En les faisant participer à la conception des applications, on s’assure que les outils répondent vraiment à leurs besoins quotidiens. C’est essentiel pour une adoption réussie !"
5. Mettre en place des indicateurs de suivi
Pour mesurer l'efficacité de votre démarche zéro papier, il vous faut :
- Définir des KPI alignés avec vos objectifs initiaux (taux de dématérialisation, temps de traitement, satisfaction utilisateur...)
- Suivre régulièrement ces indicateurs pour identifier les axes d'amélioration
- Communiquer sur les résultats obtenus pour entretenir la dynamique
En suivant ces 5 étapes, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour réussir votre transition vers une chaîne de production zéro papier. Voyons maintenant les pièges à éviter !
Les 7 erreurs à éviter pour une numérisation réussie
Ça y est, votre feuille de route est prête ! Sauf que voilà, avant vous, de nombreuses personnes sont passées par là... Et ont rencontré quelques embûches.
Voici les 7 pièges les plus courants et nos conseils pour les déjouer.
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Vouloir tout digitaliser d'un coup
Passer au tout numérique du jour au lendemain est souvent contre-productif. Pour réussir votre transition :
- Procédez par étapes en ciblant d'abord les processus les plus critiques
- Commencez par des quick-wins pour créer une dynamique positive auprès des équipes
- Capitalisez sur les premiers succès avant d'étendre la démarche
Négliger l'importance de la conduite du changement
Nous vous en parlions un peu plus haut, digitaliser ses processus implique de changer les habitudes de travail. Alors, pour embarquer vos équipes :
- Communiquez régulièrement sur les objectifs et les bénéfices du projet
- Formez les utilisateurs aux nouveaux outils et aux bonnes pratiques
- Célébrez les premières victoires pour entretenir la motivation
Choisir ses outils sans vision globale
Attention à ne pas digitaliser en silos ! Pour garantir la cohérence de votre SI :
- Cartographiez vos processus et vos flux d'information de bout en bout
- Privilégiez des solutions interopérables avec vos systèmes existants
- Anticipez les besoins d'intégration et les impacts sur votre architecture IT
Notre conseil : optez pour une plateforme unique et modulaire comme Flexio pour digitaliser progressivement vos métiers.
Oublier la sécurité et la conformité des données
Dématérialiser ses documents ne doit pas se faire au détriment de la sécurité ! Pour protéger vos données :
- Définissez une politique de gestion des accès et des habilitations
- Mettez en place des mesures de protection contre les cyberattaques
- Assurez-vous de la conformité de vos solutions avec les réglementations en vigueur (RGPD, ISO 27001...)
L'enjeu : selon IBM, le coût moyen d'une fuite de données s'élève à 3,86 millions de dollars.
Digitaliser sans repenser ses processus
Ne serait-il pas le bon moment de faire un ménage de printemps dans vos processus ?
- Challengez l'existant en appliquant les principes du lean management
- Eliminez les tâches sans valeur ajoutée et les goulots d'étranglement
- Standardisez et rationalisez vos processus pour les rendre plus efficaces
Sous-estimer le temps et le budget nécessaires
Pour tenir vos objectifs :
- Prévoyez un budget suffisant en intégrant les coûts cachés (formation, support...)
- Définissez un planning réaliste en tenant compte des contraintes opérationnelles
- Sécurisez les ressources nécessaires sur la durée (équipe projet...)
Ne pas impliquer toutes les parties prenantes
La digitalisation impacte tous les métiers de l'entreprise. Pour une adhésion globale :
- Identifiez tous les acteurs concernés (métiers, IT, RH, finance...)
- Impliquez-les dès la phase de cadrage pour recueillir leurs besoins et leurs contraintes
- Mettez en place une gouvernance transverse pour piloter le projet dans la durée
En gardant en tête ces 7 pièges, vous mettrez toutes les chances de votre côté pour une transition zéro papier réussie. Maintenant, quelles solutions concrètes mettre en place ?
Les outils pour digitaliser vos processus industriels
Flexio (c'est nous !), la solution globale pour digitaliser vos processus de bout en bout
Flexio est un logiciel no-code (accessible à tous, pas besoin d'être informaticien) qui vous permet de créer facilement vos applications métiers et de digitaliser progressivement tous vos processus industriels :
- Remplacez vos fiches suiveuses par des applications mobiles pour tracer vos lots en temps réel
- Fiabilisez vos contrôles qualité en saisissant les données directement sur tablette
- Accélérez le diagnostic de pannes en accédant à la documentation technique sur le terrain
- Donnez le pouvoir à vos équipes d'améliorer leur processus avec un outil conçu pour elles
Et puis, Flexio c'est aussi :
- Une grande simplicité d'utilisation et de déploiement, sans besoin de compétences techniques
- Des applications mobiles sécurisées, utilisables en mode déconnecté
- Une intégration facilitée avec vos systèmes existants (ERP, GPAO, MES...)
Les autres outils de digitalisation
Si vous souhaitez digitaliser certains processus en particulier, vous pouvez également opter pour des solutions plus spécifiques :
Outils de dématérialisation des documents entrants : pour numériser et extraire les données de vos documents papier
- Solutions de LAD/RAD (Lecture/Reconnaissance Automatique de Documents)
- Outils d'OCR (Optical Character Recognition)
- Scanners intelligents
Exemples : ABBYY FlexiCapture, Kofax Capture, DocuWare...
Solutions de Gestion Electronique des Documents (GED) : pour organiser et partager vos documents numériques
- Stockage centralisé et sécurisé
- Gestion des versions et de l'historique
- Moteur de recherche puissant
- Gestion des droits d'accès
Exemples : M-Files, SharePoint, Alfresco...
Plateformes collaboratives et outils de workflow : pour fluidifier vos processus et automatiser les tâches
- Espaces de travail partagés
- Circuits de validation automatisés
- Tableaux de bord et reporting
Exemples : Kissflow, Nintex, K2...
Applications mobiles et outils de saisie terrain : pour collecter les données en mobilité
- Applications sécurisées et offline
- Formulaires électroniques intelligents
- Reconnaissance vocale et manuscrite
Exemples : ProntoForms, Fulcrum, GoCanvas...
Solutions d'archivage électronique et de signature numérique : pour garantir la valeur légale de vos documents
- Archivage électronique probant (NF Z42-013, ISO 14641-1...)
- Signature électronique sécurisée avec horodatage
- Traçabilité et intégrité des documents
Exemples : CertEurope, Universign, Docaposte...
Pour une digitalisation réussie, l'idéal est d'opter pour une plateforme intégrée comme Flexio, qui couvre tous les besoins de dématérialisation et de workflow des industriels. Vous pouvez ainsi digitaliser progressivement vos processus, en toute simplicité et cohérence.
Le zéro papier est un levier puissant pour gagner en performance industrielle et s'adapter aux enjeux de l'industrie du futur. En suivant les bonnes pratiques et en vous appuyant sur des solutions éprouvées, vous pouvez réussir votre transition sereinement.N'attendez plus pour digitaliser vos processus : définissez votre feuille de route, choisissez les bons outils et impliquez vos équipes dans cette démarche d'amélioration continue. Les bénéfices sont à la clé : productivité accrue, traçabilité renforcée, coûts réduits, impact environnemental limité...
