Le tableur est l’outil par excellence pour l’exploration et l’analyse de données. Il fait l’unanimité dans tous les services du secteur industriel.
On confie aux feuillets Excel, des informations clés voire stratégiques pour l’entreprise. Conçus pour un usage individuel, ces outils bureautiques se retrouvent aujourd’hui au cœur des processus métiers.
Menant de front gestion de projet, stockage de données et pilotage, les applications Excel ont submergé vos usines.
Si on supprimait subitement les tableaux Excel dans votre entreprise aujourd’hui, elle ne pourrait plus fonctionner correctement n’est-ce pas ?
Pourtant Excel est un outil bureautique, pas conçu pour gérer l’organisation et le traitement de données clé et encore moins mobile. Si vous utilisez cet outil informatique, comme la plupart des français, prenez quelques minutes pour remettre en cause vos habitudes. Cela pourrait faire grimper votre productivité tout en baissant le niveau de stress dans vos services.
Excel. Qu’est ce que c’est concrètement ?
Microsoft Excel est un logiciel de type tableur édité et distribué par Microsoft. À l’heure où je vous parle, sa version la plus récente est Excel 2019.
Le logiciel Excel intègre des fonctions de calcul numérique, de représentation graphique, d’analyse de données (notamment de tableau croisé dynamique) et de programmation, (Visual Basic for Applications).
Il à été créé au début des années 80, est destiné à fonctionner sur les plates-formes Microsoft Windows, Mac OS X, Android ou Linux. Autant dire que la grande majorité des salariés peut profiter de cet outil. Il a d’ailleurs connu un succès grandissant auprès des entreprises. Évinçant les logiciels concurrents Multiplan, Visicalc ou Lotus 1-2-3 qui n’ont pas survécu à la montée en puissance d’Excel. Depuis sa première version, l’outil bureautique à pris de l’ampleur et s’est doté de nombreuses fonctionnalités.
Notamment avec l’arrivée des macros écrites dans le langage VBA, Visual Basic for Applications, lequel a participé à l’ascension d’Excel. Puisqu’il est devenu un outil informatique, programmable par des développeurs. Ce langage de programmation à ouvert de nombreuses possibilités et à permis de réaliser de plus en plus d’actions avec les tableurs Excel. Trop ? Peut-être, car tous les salariés ne sont pas développeurs informatiques.
Les utilisateurs d’Excel tous développeurs ?
Bien évidemment la réponse est non. Pourtant dans la majorité des entreprises les utilisateurs non informaticiens créent des tableurs stratégiques pour l’entreprise.
En effet, donner la possibilité aux utilisateurs non-informaticiens de créer des applications clés, représente un risque non négligeable pour le fonctionnement de votre entreprise.
Au quotidien, vos salariés créent des centaines de macro pour traiter des données de maintenance, production, qualité, stratégiques pour la compétitivité de société.
Ces feuilles Excel, évoluent et prennent de l’ampleur sans qu’aucun contrôle ne soit possible. Elles deviennent des outils incontournables pour analyser et piloter des processus. Le problème c’est qu’elles se basent sur des données qui peuvent être erronées. Sans parler de la maintenabilité des applications qui finissent par échapper à leur propres créateurs.
Pourquoi Excel se substitue aux logiciels métier ?
Excel fait l’unanimité dans les équipes opérationnelles car il permet la personnalisation à la fois du contenu et de la forme des feuilles de calculs. Chacun peut créer un outil qui correspond parfaitement à ses besoins. Les utilisateurs d’Excel peuvent consulter des données agrégées sur une seule et même page, ce qui facilite grandement son utilisation.
Excel peut gérer de nombreux processus : fusionner des données issues de sources multiples, analyser des petites quantité de données et générer des graphiques. La polyvalence de cet outil explique en grande partie pourquoi tant de salariés, toutes fonctions confondues ont recours à Excel quotidiennement pour gérer leur processus métier.
Pas de délai de mise en œuvre. Excel est opérationnel immédiatement sur l’ordinateur de l’utilisateur. Pas besoin de lancer un projet et d’élaborer un cahier de charges fastidieux.
Excel : quels risques pour l’entreprise ?
Selon plusieurs études, en moyenne 95 % des fichiers Excel contiennent des erreurs. L’étude menée par IDC sur les usages Excel en Europe accable davantage Excel.
- 5,5 millions de personnes en Europe sont utilisateurs avancés d’Excel.
- Ils perdent environ 2 milliards d’heures par an avec les tableurs
- 95% des personnes copient leurs données dans des feuilles de calcul pour une analyse plus poussée.
- L’utilisation d’Excel à un prix : 55 milliards d’euros sont gaspillés chaque année par le utilisateurs d’Excel.
L’immense majorité des personnes qui construisent des applications Excel le font parce qu’elles considèrent que les outils informatiques mis à leur disposition ne répondent pas à leurs attentes. En effet, 88% des cadres déclarent utiliser Excel comme solution de contournement pour les logiciels peu flexibles. Ces comportements favorisent le shadow IT et peuvent mettre en péril la sécurité des données dans l’entreprise.
Il existe même une association pour l’analyse des risques liés aux usages avancés d’Excel, EuSpRiG, European Spreadsheet Risk Interest Group. On y recense des ‘horror stories”, récits d’entreprises qui ont commis des grosses erreurs en confiant leurs données clés à des fichiers Excel.
Qui utilise Excel ?
Tout le monde ! Des RH aux équipes de maintenance en passant par les responsables financiers.
Après de longues discussions avec de nombreux acteurs de l’industries Française nous pouvons confirmer que Excel est bel et bien le logiciel le plus utilisé dans les usines.
Bien sûr c’est pour tous ces utilisateurs, un problème qu’il faut résoudre, pour toutes les raisons citées plus haut. Mais pas si simple, au regard des statistiques précédentes. Et oui, 5,5 millions de personnes traitent leurs données avec des fichiers Excel, car les logiciels qui sont à leur disposition ne sont pas adaptés à leurs besoins. Pas flexibles, long à installés, ils nécessite souvent une formation pour un résultat plus que décevant.
Le plus grave dans tout cela c’est que les utilisateurs d’Excel manipulent des données fausses, incomplètes qu’ils copient-collent et traitent pour arriver à des résultats d’analyse graphiquement satisfaisants mais la plupart du temps peu fiables.
En effet, comment peut-on arriver à des résultats d’analyse sûr si les données sont à la base incomplètes ou pas renseignées. Ce cas est typique dans l’industrie. Les techniciens terrain n’ont pas les outils adaptés pour réaliser correctement leur travail. Ils saisissent des données clés (production, maintenance, qualité etc…) sur des feuillets papiers. Elles sont ensuite ressaisies dans des tableurs Excel. Mais sont-elles fiables ? Complètes ? Lisibles ? Y’a t-il une uniformité avec les données des autres services ? C’est ici que se joue la déperdition. Car ces processus manuels coûtent cher aux entreprises et les entravent dans leur transformation numérique.
Pas de panique ! Il existe des solutions pour fiabiliser les données et supprimer les applications Excel dans votre usine.
Comment libérer vos équipes de leurs applications Excel ?
Fiabiliser les données à la source
Cela passe par la limitation des processus manuels.
Nous l’avons vu plus haut, la solution se trouve dans la méthode de collecte.
Sus aux processus papier ! Qui génèrent des traitements manuels et par là même, amplifient le nombre d’erreurs. Car oui l’erreur est humaine, mais elle coûte cher !
Les formulaires numériques, connectés au système d’information de votre entreprise, constituent une réponse satisfaisante aux besoins de collecte.
Instructions, champs obligatoires, données pré-enregistrées, enregistrement automatique… Sont autant de fonctionnalités pour assurer la fiabilité et la traçabilité de vos informations stratégiques.
Pensons également à l’IOT (Internet Of Things) ou capteurs connectés. Directement liés à vos machines et équipements, ils remontent des données fiables directement dans votre système d’information. Les interventions manuelles sont supprimées.
Automatiser les flux d’information
La donnée collectée est fiable ? Uniforme ? Complète ? Elle est prête à être exploitée puis analysée.
Mais là encore, stop aux processus manuels !
Est-ce que la donnée est enregistrée au bon endroit ? Est-ce qu’elle est visible par les personnes qui en auront besoin pour travailler efficacement ?
Contrairement à Excel, les bases de données connectées permettent un vrai travail collaboratif et productif.
À ce titre, les workflow d’automatisation peuvent envoyer la donnée au bon endroit, au bon moment, à la bonne personne. Avec Flexio, vous pouvez programmer l’envoi d’une alerte, l’ajout d’une donnée dans un histogramme pour générer un tableau de bord ou envoyer un rapport PDF, le tout automatiquement.
Si l’on propose aux équipes un outil connecté à leur système d’information, qui permet de fiabiliser les données et de les valoriser; Pas de doutes, elles vont abandonner leur fichier Excel, avec grand plaisir !
Créer des applications “no-code” pour remplacer les fichiers Excel progressivement : les étapes
Voici nos recommandations pour faire disparaître petit à petit (c’est important) les applications Excel dans votre usine et votre entreprise plus largement.
1- Commencez par cibler un processus.
Soit parce qu’il est extrêmement chronophage, qu’il fait chuter la productivité d’un atelier ou peut-être qu’il impacte négativement les autres services ?
Dans tous les cas concentrez-vous sur une problématique pour démarrer.
Quelques exemples chez nos clients :
- Audits sécurité
- Maintenance préventive
- Signalements
- Suivi de consommation
- Gestion des non-conformités
- Gestion des temps de travail
- Bons de travaux
- Tournées de maintenance…
2- Créez avec vos équipes, une application (minimum viable) pour répondre à une problématique prioritaire.
Pour répondre efficacement à votre difficulté : données inexploitables car erronées ou cloisonnées. Trop de processus manuels, etc.. Une application métier personnalisée et évolutive peut être créée rapidement et simplement. Grâce à des solutions de type Saas (Software As A Service) en mode no-code.
Plateforme no-code qu’est-ce que c’est ?
Pour mieux répondre aux besoins fonctionnels des métiers, des solutions no-code ont fait leur apparition. Une plateforme No-code, comme Flexio, par exemple, permet à des non-informaticiens de créer des applications sans programmer.
Comment est-ce possible ? Via des interfaces utilisateur graphiques associées à une configuration qui remplace la programmation informatique traditionnelle.
3- Testez immédiatement
L’avantage de ce type de solutions c’est que la mise en production et le déploiement de votre application est instantané. L’objectif est avant tout de répondre rapidement à un besoin métier pour remplacer un ou plusieurs fichiers Excel, et peut-être une multitude de processus manuels.
L’application répond bien à la problématique ? Parfait, alors passez à une autre. Il sera d’autant plus facile de développer des applications en mode lean pour d’autres procédures.
4- Vos métiers évoluent ? Vos applications suivent aussi, sans incidence sur la fiabilité de vos données.
L’avantage des plateformes no-code, c’est la simplicité avec laquelle elles peuvent évoluer avec l’activité de votre usine. Contrairement aux fichiers Excel, les solutions SaaS génèrent des applications personnalisées mais aussi très flexible en conservant l’historique et la fiabilité des données déjà collectées et traitées.
Ajoutez des fonctionnalités, ajustez vos formulaires pour que votre application atteigne étape par étape le niveau de perfection que vous convoitez. Ou pas. Parfois le mieux est l’ennemi du bien me direz-vous… Et vous aurez probablement raison.
Flexio est une solution unique qui permet de supprimer les processus manuels et ainsi d’éliminer les erreurs, le papier et les fichiers Excel dans votre entreprise. Quel que soit votre secteur d’activité notre plateforme vous permet de créer des applications personnalisées sans code informatique pour répondre très rapidement à une problématique.
Découvrez comment Flexio peut vous aider à développer ou initier la digitalisation dans votre entreprise : demandez une démo ou contactez nos experts : +33 339 25 04 29
