Keolis Besançon Mobilités filiale du groupe Keolis) intègre Flexio dans sa politique d’amélioration pour l’entretien des points d’arrêts du réseau Ginko (tramway et bus).
L’équipe Signalétique, Information, Mobilier Urbain de Keolis réalise des travaux de maintenance préventive, corrective et curative pour entretenir et maintenir la qualité des infrastructures du réseau Ginko : arrêts de bus et stations de tramway.
Cette équipe, composée de 4 agents, réalise des tournées qualité tout au long de l’année. L’objectif est de vérifier régulièrement les infrastructures pour les maintenir dans un état fonctionnel et qualitatif pour les clients du réseau Ginko.
Dans le cadre d’une politique d’amélioration continue, l’équipe SIMU a intégré la solution Flexio pour optimiser les processus dans son service : parcours de vérification, remontées des signalements, saisie des interventions immédiates (80% de l’activité).
Résultats :
- 30 min de gagnées par jour
- 10 % de données collectées en plus
- O ressaisie
Les problématiques initiales sur les parcours qualité
Trop de papier
De par leur activité de vérification, les équipes utilisaient beaucoup de papier pour collecter des données. Ces dernières nécessitaient d’être saisies en fin de journée. Cette méthode de collecte pouvait engendrer des erreurs (saisie, illisibilité), des pertes d’information importantes et un travail conséquent en termes de ressaisie dans les bases de données (Access, Excel…).
Des pertes de temps notables
En plus des difficultés à réaliser des statistiques précises pour optimiser les tournées, la perte de temps pour l’équipe pouvait être notable. S’ajoutait à cela les délais de traitement des signalements ralentis par la saisie papier.
Le nouveau parcours qualité avec Flexio
Plus de confort pour les équipes, la saisie du signalement et de l’intervention se fait en temps réel, limitant ainsi les pertes d’information . L’application mobile Flexio, disponible sur smartphones et tablettes, permet aux agents en tournée de collecter immédiatement les données, en cas d’intervention spontanée sur leur parcours notamment.
Les données saisies sont automatiquement distribuées dans les bases de données correspondantes, selon des actions préalablement paramétrées dans Flexio.
Aujourd’hui l’équipe est en mesure de réaliser une analyse précise de l’activité du service : suivi statistique mensuel par type d’intervention et par type d’infrastructure.
Des saisies sur formulaire numérique
Les formulaires papier ont été remplacés par des formulaires numériques : ils constituent un vrai gain de temps et élèvent le niveau de sérénité des agents.
En effet, ces derniers peuvent saisir directement leurs interventions ou faire remonter des signalements en temps réel depuis le terrain.
Avec l’application mobile Flexio, les agents sont « logués » automatiquement au début de leur parcours qualité.
« L’application mobile Flexio est toujours à portée de main pour gérer les interventions spontanées sur nos équipements. C’est un outil de saisie intuitif. » - Dominique, Chef d’équipe Signalétique, Information, Mobilier urbain
Une solution connectée au système d'information
Les équipes vont préparer leurs tournées en indiquant le parcours prévu. Le nom des arrêts est automatiquement agrégé dans leur formulaire de saisie Flexio depuis une base de données externe existante.
De la même manière, une check-list associée au circuit en cours est disponible pour l’agent directement depuis l’application Flexio sur son smartphone.
Un meilleur confort de travail
Une fois sur le terrain, les agents peuvent se concentrer uniquement sur leur travail: Vérifier l’état des infrastructures et saisir les données en temps réel, en s’appuyant sur la check-list associée à leur parcours. Les signalements sont remontés automatiquement dans le service correspondant pour traitement.
Des processus automatisés pour gagner en efficacité
Lorsque les équipes SIMU bouclent leurs tournées de vérification des infrastructures, Flexio automatise plusieurs processus via des scénarios d’automatisation. Ces derniers sont paramétrés par les équipes pour répondre aux différents besoins: traitement des données selon leur niveau de priorité. Les scénarios évoluent avec les équipes et permettent d’automatiser de plus en plus de processus.
Ces scénarios permettent :
- D’envoyer un résumé de la tournée au chef d’équipe
- De distribuer les données collectées automatiquement dans des bases de données dédiées
- De redistribuer les informations dans les services correspondants : interventions de maintenance, achats, administratif
- D’alimenter les statistiques dans les tableaux de bords préalablement configurés
Les bénéfices de l'optimisation des parcours qualité
- Réaliser un suivi de l’activité du service
- Prévisions pour les futurs parcours (nombre d’interventions directes, nombre de tournées réalisées par secteur, nombre de signalements relevés)
- Générer des statistiques de dégradation pour ajuster et optimiser les parcours qualité : certains secteurs nécessitent des fréquences de vérification plus importantes que d’autres
Les agents ont contribué à la création de cet outil et de ses applications parfaitement adaptées à leurs besoins. Les 20 tournées annuelles sont gérées avec Flexio depuis plus d’un an et les retours sur investissement sont palpables :
- Optimisation et réorganisation des parcours qualité en fonction des statistiques observées
- Transmission des indicateurs clés utiles à d’autres services
- Gain de temps et efficacité des équipes terrain
- Suppression des erreurs et des pertes liées à l’utilisation du papier (10%).
Pour la suite...
Un premier niveau de digitalisation a été atteint et le service souhaite aller encore plus loin en développant plusieurs autres projets avec Flexio :
- Amélioration continue des processus
- Géolocalisation des lieux d’interventions et optimisation des déplacements des équipes de maintenance.
- Gestion des informations en situation perturbée sur le réseau (déviations, travaux).
