Objectif zéro papier, dématérialisation des documents, numérisation, digitalisation des processus sont des formules qui reviennent couramment ces derniers temps. Couplés à une industrie en pleine révolution, avec gain de productivité, de temps et économies à la clé, beaucoup de structures industrielles remettent ces enjeux au centre de leurs préoccupations.
À la recherche de plus d’efficacité, de simplification des processus et des tâches ou encore pour des raisons environnementales évidentes, la suppression des documents papier dans les usines est une quête aux innombrables bénéfices. Comment l’adopter sans perturber tout un équilibre, comment impliquer les équipes opérationnelles pour assurer un résultat optimal ?
Le papier un outil de travail encore trop privilégié
Un salarié consommerait entre 70 et 80 kg de papier par an selon l’ADEME.
Avec la démarche zéro papier : gain de temps et productivité
Choisir de convertir ses ateliers au zéro papier conduit à un gain d’efficacité immédiat. En réduisant le temps consacré à la recherche, au classement et à l’échange d’informations.
En digitalisant la majeure partie des documents techniques et des formulaires papier, les techniciens terrain accèdent aux informations indispensables pour mener à bien leurs missions, mais peuvent également remonter en temps réel des informations clés pour le bon fonctionnement de leurs ateliers de production (anomalies, signalements, urgences etc…). Les formulaires de saisie numériques, adaptés et adaptables permettent aux opérateurs terrain, issus de divers corps de métier de réaliser leurs missions, en un minimum de manipulations et plus rapidement (tournée de maintenance, audits HSE et qualité, suivi de production…).
En supprimant la collecte d’information papier, les collaborateurs ne perdent plus de temps à chercher les données nécessaires et la communication entre les différents services s’en trouve nettement améliorée.
Formulaires de saisie zéro papier : plus de sérénité
La quantité de données collectées par les entreprise actuellement (big data) continue à croître. Il faut ensuite les stocker, les analyser, les traiter, les partager, les valoriser etc… Cela prend beaucoup de temps et le format papier n’est pas optimal pour gérer cette masse de données efficacement.
La numérisation des données simplifie largement tous ces processus notamment en utilisant des solutions en ligne (cloud). Cela permet d’accéder facilement aux informations, de les partager et d’effectuer un suivi précis des documents qui réduit amplement le risque d’erreurs et de pertes d’informations. En digitalisant l’ensemble des supports et des processus, les collaborateurs peuvent se concentrer plus facilement sur des missions à plus forte valeur ajoutée et réduire le stress lié à la perte de données importantes, la recherche d’information et le cloisonnement des informations dans les services. Numériser mes formulaires de saisie.
Zéro papier, synonymes d’économie ?
“La consommation de papier représente un budget de 10 000 à 25 000 euros par an pour une société d’une centaine de salariés. “
En plus des nombreux bénéfices évoqués plus haut, la digitalisation des supports papiers et des processus industriels permet de réduire considérablement les coût de fonctionnement liés à la consommation de papier. Cette dernière représente, toujours selon l’ADEME, un coût non négligeable pour une entreprise, puisqu’il se situe sur des niveaux de 10 000 à 25 000 euros par an pour une société d’une centaine de salariés. Les ordinateurs, tablettes et autres smartphones on aujourd’hui toute leur place dans les ateliers de production puisqu’ils permettent de réduire l’archivage et le stockage physique qui représentent également des coût et nécessitent de la manutention et des manipulations diverses. Les déplacements, l’impression, le classement, la mise à jour des documents papier mobilisent des fonds importants.
Penser à demain…
Outre l’image d’une entreprise vis-à-vis de ses clients, partenaires ou fournisseurs, migrer ses ateliers vers une politique zéro papier, la démarche contribue à préserver la nature et à maîtriser son impact environnemental. L’industrie entre dans sa quatrième révolution mais les dirigeants ont conscience des changements qui doivent être opérés pour contrôler leurs consommations d’énergies et de ressources ainsi que leurs émissions de gaz à effet de serre pour poursuivre leur croissance.
Flexio permet aux équipes de créer leurs propres applications métiers pour digitaliser tous leurs processus.
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