Vous faites appel à des entreprises extérieures pour effectuer des travaux sur votre site industriel ?
Vous êtes amenés à gérer la coactivité sur votre site industriel ? Selon l’INRS (institut national de recherche et de sécurité), sur 100 victimes d’accidents mortels dans les entreprises, 15 appartiennent à des sociétés intervenant dans des entreprises utilisatrices*.
Mieux appréhender et gérer la sécurité, les risques liés à la coactivité, représente un enjeu de taille pour minimiser les accidents humains, matériels (très coûteux) et conserver la qualité de votre image de marque.
Vous avez l’obligation légale, en tant qu’entreprise utilisatrice, d’organiser la sécurité des différents salariés qui interviennent dans votre usine. Plus particulièrement dans le contexte de crise sanitaire dans lequel se trouve actuellement notre pays.
*Entreprise utilisatrice : entreprise d’accueil où une opération est effectuée par du personnel appartenant à d’autres entreprises, dénommées entreprises extérieures.
Alors, comment améliorer les conditions d’intervention des entreprises extérieures dans votre usine ?
La coactivité : qu’est-ce que c’est ?
La coactivité, est l’activité simultanée sur un même site, d’une entreprise utilisatrice avec une ou des sociétés extérieures*.
Cette promiscuité va générer des interférences d’activités : Il s’agit de risques résultant de la présence de personnels, d’installations, de produits et de matériels de différentes entreprises sur un même lieu de travail. Ces derniers s’ajoutent aux risques propres à l’activité de chaque entreprise d’accueil.
Travailler dans des locaux inconnus, où sont exercées des activités souvent étrangères aux siennes, entraîne des risques supplémentaires d’accidents. C’est pourquoi, les interférences ont une influence sur la sécurité et par là-même, la santé des salariés. Ainsi, la prévention des risques issus de la coactivité nécessite une démarche particulière, associant étroitement l’entreprise utilisatrice et les entreprises extérieures.
*Entreprise extérieure : toute entreprise amenée à faire travailler son personnel, ponctuellement ou en permanence, dans l’enceinte d’une entreprise utilisatrice.
Limiter les risques liés à la coactivité quels outils ?
Plan de prévention l’étape incontournable
Les sociétés industrielles qui font appel à une entreprise extérieure pour réaliser des travaux de tous types, doivent légalement mettre en place un plan de prévention afin d’identifier et de prévenir tous les risques auxquels les salariés de l’entreprise extérieure seront exposés.
Inspection conjointe en vue d’une coactivité
Les deux parties doivent collaborer à la délimitation du secteur, matérialisation des zones d’intervention, indication des locaux et installations sanitaires, communication des consignes de sécurité applicables aux opérations prévues.
Cette étape est nécessaire pour définir clairement le rôle de chacun et repérer les potentielles interférences entre les différentes activités.
En pratique, les entreprises extérieures et accueillantes relèvent les risques identifiés sur la zone de travail en coactivité. Elles les inscrivent dans un seul et même document qui devra être partagé par la suite. Il implique donc pour l’entreprise utilisatrice, qui engage sa responsabilité en cas d’accident, de disposer d’un document exhaustif, précis, à jour et signé par les deux parties.
La réactualisation du plan de prévention dépend de la durée de l’intervention en coactivité. Il est également lié à l’évolution de l’environnement et des conditions de l’opération, ainsi qu’à la durée de validité de la convention signée entre les entreprises.
Ce que doit contenir le plan de prévention dans le cadre d’une coactivité
– L’identification des phases d’activité dangereuses et des moyens de prévention spécifiques pour y répondre.
– L’adaptation des matériels, installations et dispositifs au type d’activités à réaliser ainsi que leurs conditions d’entretien.
– Les instructions à destination des équipes opérationnelles.
– L’organisation prévue pour assurer les premiers secours en cas d’accident et la description du dispositif mis en place par l’entreprise utilisatrice dans cette hypothèse.
– La coordination nécessaire au maintien de la sécurité dans le cadre de l’intervention des équipes opérationnelles.
L’information des équipes en coactivité est essentielle
L’entreprise extérieure doit informer ses salariés des consignes et mesures prise au cours de l’élaboration du plan de prévention. Cette étape primordiale pour la sécurité du personnel doit être réalisée avant le début de l’intervention. L’entreprise utilisatrice quant à elle, doit informer son propre personnel des activités à venir et des risques d’interférences encourus.
Le protocole de sécurité (opérations de chargement et déchargement) pour les coactivités liées au transport
Le transport routier de marchandises est l’un des secteurs où les accidents du travail sont les plus fréquents selon l’INRS. La majeure partie des incidents ont lieu alors que le véhicule est à l’arrêt : principalement au cours des opérations de chargement ou de déchargement dans une entreprise utilisatrice.
C’est la raison pour laquelle, ces opérations font l’objet d’une réglementation à part. Le protocole de sécurité a pour but d’organiser les mesures de prévention et de sécurité entre une entreprise d’accueil et une entreprise de transport. Il doit être rédigé par l’entreprise utilisatrice avant l’opération de chargement ou de déchargement et remis au transporteur et ses équipes.
Ce document écrit va venir remplacer le plan de prévention. Ainsi, il doit contenir toutes les informations utiles pour l’évaluation des risques des opérations ainsi que les mesures de prévention et de sécurité qui doivent être respectées dans le cadre de cette coactivité particulière.
Le plan général de coordination, le permis de feu, le permis de travail en hauteur, le permis de pénétrer… sont autant d’autorisations supplémentaires qui peuvent être délivrées par l’entreprise accueillante pour mieux prévenir et limiter les risques d’accidents liés à la coactivité sur son site industriel.
Les procédures obligatoires qui encadrent la coactivité ne sont pas infaillibles. Pourquoi ?
Malgré les prescriptions du code du travail, la démarche de prévention des risques (plan de prévention) n’arrive pas toujours à remplir complètement son rôle dans la réalité du terrain. On rappelle que selon l’INRS, 15% des accidents mortels sont issus d’opérations de coactivité lors de l’intervention d’entreprises extérieures. Les équipes en charge de la prévention des risques et de la sécurité des personnels : les responsables HSE notamment, sont sans cesse confrontés au défi de collecter, agréger des données, analyser et évaluer les risques liés à la coactivité. Ils doivent également s’assurer que le personnel reçoit bien et à temps, toutes les prescriptions du plan de prévention mais aussi qu’elles soient bien respectées et appliquées.
Le défi est de taille, puisque la majeure partie des équipes HSE doit composer avec l’archaïsme du papier et les tableurs excel. Ces outils augmentent les risques de duplication ou de perte d’information, d’erreurs, de perte de temps et d’efficacité, voire de productivité.
Le manque de réactivité qui s’ajoute à la liste précédente présente un frein majeur dans le bon fonctionnement des processus de prévention et de sécurité liés à la coactivité dans les entreprises industrielles. Nous vous expliquons pourquoi.
Risque d’erreurs élevé
Dans l’hypothèse où vos services HSE utilisent majoritairement des formulaires et des documents papier pour gérer les opérations de coactivité dans votre usine, nous pouvons supposer que des erreurs peuvent se glisser facilement dans vos processus. Cela peut évidemment nuire aux performances de vos équipes ou bien pire provoquer des situations graves pouvant aller jusqu’à l’accident. Personne n’est infaillible, il peut arriver à tout le monde d’oublier une information essentielle ou de faire une erreur de saisie, parfois même de perdre un feuillet ou un document.
La plupart de nos clients industriels utilisent des formulaires papier pour collecter de l’information, lors de la rédaction de leurs plans de prévention. Par exemple : relever toutes les situations à risque, anticiper les possibles interférences, prévoir des moyens adaptés et efficaces. Il utilisent encore le papier pour informer et encadrer le personnel.
Pas de suivi en direct des opérations de coactivité
Qu’en est-il de l’intégration des systèmes d’information dans le quotidien de vos équipes HSE ? Si vous n’avez pas de plateforme numérique pour agréger toutes vos données décisives, comment pouvez-vous savoir si les travailleurs externes ont rencontré un problème ? Terminé leur mission ? ou, Besoin d’une nouvelle autorisation ?
De même, si une entreprise externe vous contacte pour connaître l’avancée d’une mission ou pour savoir si ses équipes sont toujours en action dans une certaine zone géographique, est-ce que vos tableurs ou vos documents papier pourront leur fournir une réponse fiable sur cet état à un moment précis ? Peu probable…
Perte de temps
Attribuer des autorisations, vérifier que toutes les informations sont bien enregistrées, mais aussi, que les instructions sont bien respectées par les intervenants, car la prévention est importante mais le contrôle l’est tout autant. Mettre à jour les documents et les procédures, les partager, etc. Ces processus quotidiens peuvent prendre beaucoup de temps s’ils ne sont pas digitalisés voire automatisés. Hors, une gestion de la coactivité efficace repose principalement sur la cohérence et le partage des données inscrites au niveau des plans de prévention. Si cela n’est pas réalisé instantanément, le processus perd en efficience.
La saisie sur papier est une tâche manuelle chronophage. En particulier si toutes les informations doivent être ensuite ressaisies dans un tableur Excel. Outre une perte de temps considérable pour l’ensemble des intervenants (saisie et ressaisie), le manque de réactivité est un point de douleur important. Souvent, les urgences ne sont pas traitées en temps réel car les processus ne sont pas fluides.
Plans de prévention et protocoles de coactivité difficiles à maintenir
Pour assurer l’efficacité de la gestion de la coactivité sur votre site de production, la coordination des missions et des interventions doit être réalisée en s’appuyant sur des données actualisées en temps réel. Ces informations émanent du terrain ou des entreprises extérieures. Toutefois, il est complexe d’établir des mises à jour cohérentes si vous ne disposez pas d’informations à jour.
Par ailleurs, la création de permis (feu, travaux, etc.) pour être conforme, doit être réalisée en lien avec le plan de prévention rédigé en amont du projet. Cela nécessite un accès simple et rapide au document de référence. Cela n’est pas le cas avec les supports papier qui peuvent, de surcroît, être égarés ou consultés par un tiers donc indisponibles. De nombreux facteurs sont impliqués dans la mise à jour et l’évolution des protocoles de coactivité, toutefois, les tableurs et les documents papiers ne permettent pas cette instantanéité dans l’acquisition de l’information et sa diffusion.
Cloisonnement des informations
Lorsque les protocoles de coactivité et les plans de prévention rédigés doivent évoluer, les personnes en charge de la sécurité vont engager beaucoup d’énergie pour partager ces mises à jour avec des tiers (entreprises externes intervenantes, collègues, équipes opérationnelles, etc).
Le risque principal pour l’entreprise utilisatrice est de travailler avec des protocoles qui ne sont pas complets ou encore de poursuivre des travaux dont les risques ont évolué sans en informer les parties prenantes.
La communication entre les différents intervenants est primordiale pour maintenir un niveau de sécurité élevé. Toutefois, les méthodes traditionnelles ne permettent pas cet échange d’informations précieux.
Mieux gérer la coactivité dans votre usine avec une solution digitale
La réussite des opérations en coactivité sur un site industriel passe par l’excellence des procédures d’anticipation des risques, la gestion des autorisations de travaux et la coordination en temps réel.
Flexio, la solution innovante de digitalisation permet de supprimer le papier, casser les silos de données et digitaliser simplement les processus dans les PME et ETI industrielles. En intégrant une solution digitale comme Flexio, les entreprises utilisatrices vont être en conformité avec la réglementation obligatoire de gestion et suivi des plans de prévention. Mais également assurer la sécurité et améliorer la gestion de la coactivité dans leurs usines.
Remplacer le papier par des formulaires numériques :
Réduction des erreurs et gain de temps
Les responsables de la sécurité dans votre usine vont gagner du temps pour la gestion et le suivi des coactivités. Ils vont saisir plus simplement des données relatives aux plans de prévention, analyses de risques, bons de travaux, permis feu et aux différents protocoles de coactivité dans un formulaire numérique.
Ils vont pouvoir réaliser cette saisie depuis leur smartphones et tablettes grâce à l’application Flexio.
Cela permettra d’éviter les erreurs de saisie, les oublis, mais aussi la ressaisie dans des tableurs Excel. Les équipes de travail sur le terrain peuvent également, si elles sont munies d’appareils mobiles, saisir des informations en direct de leur poste de travail pour signaler un problème ou tout simplement avancer dans la procédure. Les données collectées sont stockées en ligne dans une ressource dédiée prête pour traitement, partage et analyse.
Centraliser les données clés et les documents
Tous les interlocuteurs qui interviennent dans des opérations de coaction pourront consulter en ligne la dernière version des documents qui aura été enregistrée par le responsable de la sécurité. En plus du gain de temps, cela permettra une meilleure coordination des actions et offrira la possibilité à toutes les parties de disposer de documents à jour en cas d’évolution des informations.
Le confort pour les personnels intervenant dans une entreprise utilisatrice est également accru. En effet, plus besoin d’emporter un énorme classeur contenant l’ensemble des protocoles de sécurité des entreprises d’accueil. Une tablette ou un smartphone suffit. L’ensemble des données sont collectées sur une seule et même plateforme, utilisable par tous.
Une solution digitale telle que Flexio permet de centraliser simplement des documents mais également de télécharger ceux des entreprises extérieures, nécessaires à la mise en place de protocoles de prévention et de sécurité pour gérer efficacement les coactions (Analyse de risque, permis de feu, bon de travail, habilitation intervenant…). Ainsi la totalité des intervenants ont un accès immédiat à toutes le ressources, complètes et à jour, simplement. La recherche d’archives est tout aussi simplifiée, puisque les informations (permis présents / passés, etc.) sont accessibles instantanément depuis la plateforme, cela permet de capitaliser et ainsi gagner en performance et en efficacité sur les opérations suivantes.
Identifier et cartographier simplement les coactivités dans votre usine
Autoriser un travail en ayant anticipé les dangers qui lui sont relatifs est indispensable mais insuffisant… Nous l’avons vu, de nombreux accidents sont dûs à l’interaction entre plusieurs activités.
Avec Flexio, vous êtes en mesure de voir immédiatement si le travail à autoriser est compatible avec les autres opérations simultanées dans le périmètre alentour (respect des distances sanitaires, de l’espace de travail, coexistences possibles d’opérations de nature différentes ou des outils utilisés). Vous pouvez localiser la totalité des opérations prévues sur votre site de production : vous voyez ainsi facilement lesquelles ont potentiellement lieu dans la même zone et pouvez anticiper pour éviter les interférences.
Aider à la décision et à l’analyse
Grâce aux tableaux de bord Flexio, vous pouvez obtenir des rapports et des statistiques détaillées sur :
– Le nombre d’opérations exécutées sur une même pièce d’équipement durant l’année par exemple. Cela permettra de tirer des conclusions concernant le choix des équipements d’une usine et facilitera même les opérations de maintenance préventive.
– Ou encore, le nombre de permis de travaux demandés en comparaison avec ceux réellement utilisés.
Automatiser pour gagner en productivité
Vous pouvez générer automatiquement des documents liés directement aux protocoles de sécurité et à la coactivité dans votre usine : lettre à l’inspection du travail, bon de travail, permis de feu, PDF du plan de prévention et analyse de risques, etc.
Vous pouvez également créer des rapports automatiques d’analyses détaillés (indicateurs de performance, audit de dysfonctionnement, enquête post-incident…).
Grâce aux scénarios d’automatisation Flexio vous pourrez suivre avec exactitude les plans de prévention arrivant à échéance, à renouveler ou en attente de signature de l’entreprise extérieure. Vous serez en mesure de déclencher l’envoi de mail ou de sms automatiques pour informer les parties prenantes d’une nouvelle version de document, d’une demande de pièce manquante ou encore d’un document en attente de signature électronique sur la plateforme digitale. Ainsi, les responsables peuvent être alertés et ajouter les documents demandés (habilitation, certification, permis…), valider l’analyse des risques, ou encore signer numériquement la visite commune préalable, etc.
