1h gagnée par jour pour le traitement des colis avec l’application Flexio
La Pépinière et hôtel d’entreprises gérée par la BGE FC, héberge et accompagnent une trentaine d’entreprises spécialisées dans l’innovation technologique.
Outre des locaux adaptés à leur statut de jeunes entreprises, ces dernières bénéficient de services tels qu’une permanence téléphonique, un soutien administratif, l’accueil de leurs visiteurs ou encore la réception de leurs colis.
Problématiques de réception et distribution des colis
Les personnes chargées de cet accueil au sein du pôle Temis innovation, réceptionnent et distribuent en moyenne 20 colis par jour. Le volume de colis peut facilement doubler à certaines périodes.
“En début de semaine il a un gros volume de colis, ça prend beaucoup de temps à gérer je ne peux pas me concentrer sur d’autres missions”.
Avant d’utiliser la solution Flexio, elles remplissaient manuellement un formulaire multi-rubriques à chaque réception, une opération parfois incomplète manque de temps. Une fois les informations collectées elles contactaient par mail, un à un, les destinataires des colis.
“Entre le téléphone et mes autres missions, ça représente un trop gros travail de remplir manuellement des informations sur le cahier”
Les informations étaient archivées dans un cahier au fil des semaines, processus peu compatible avec les nouvelles recommandations de stockage des données personnelles. Au delà de l’aspect fastidieux de ce processus, les chargées d’accueil étaient sans cesse interrompues.
Avec Flexio aujourd’hui
RÉCEPTION ET DISTRIBUTION DES COLIS AVEC UN FORMULAIRE NUMÉRIQUE
Avec l’application Flexio gestion et réception des colis, les réceptionnistes ont transformé leur formulaire papier par un formulaire numérique, adapté à leurs besoins et facilement modifiable à l’usage. Grâce à l’application mobile Flexio disponible sur leur tablette, elles accèdent à ce formulaire et peuvent simplement automatiser le traitement et la distribution des colis qui transitent via le point d’accueil.
«Ce nouvel outil offre un gain de temps énorme».
Fabienne, responsable de l’accueil
AUTOMATISATION DES TÂCHES SANS VALEUR AJOUTÉE
Les réceptionnistes scannent simplement et rapidement le code barre du colis dès sa livraison pour collecter automatiquement son numéro. Toutes les informations relatives à ce colis (date, heure de livraison, nom du destinataire, entreprise associée, etc..) sont ajoutées dans le formulaire numérique. Certaines informations pré-enregistrées ne nécessitent même aucune saisie. “Toutes les entreprises sont déjà enregistrées ça va vite”
Grâce aux scénarios d’automatisation, un mail personnalisé est automatiquement envoyé à la personne concernée dès réception de son colis au point d’accueil. Une simple signature du destinataire sur la tablette pour clôturer l’opération et archiver les informations sur la plateforme Flexio.
