Comment améliorer la gestion des demandes d’intervention

Une application pour optimiser la gestion et le suivi des demandes d’intervention

 

 

 

Contexte

 

Transdev est chargé du réseau de transport en commun à Besançon, à ce titre la société co-développe des solutions de transport (bus et tram) adaptées aux besoins des Bisontins.
Flexio accompagne la digitalisation du service maintenance en fournissant aux 25 agents en activité, des outils digitaux sur mesure visant à optimiser le traitement des demandes d’intervention remontées par les 350 chauffeurs du réseau de bus.

Chaque jour les conducteurs renseignent en moyenne 100 fiches au format papier, 30 sont dédiées aux demandes d’intervention et 70 au décompte kilométrique.

 

Actuellement, les chauffeurs remplissent les fiches papier dans leur bus (ou en salle de pause). Ces dernières sont :

• collectées en fin de journée
• triées le lendemain matin
• saisies suite au tri parfois le lendemain
• analysées
• puis traitées par les équipes de maintenance dans un délai pouvant aller de 1 à 3 jours.

 

 

Problématiques

 

 

Manque de réactivité :

 

• Les chauffeurs demandent un retour sur la prise en compte et le traitement des demandes d’intervention mais les délais sont alourdis par le traitement du papier.

 

 

Manque de communication

 

• Le retour d’information n’est pas immédiat,
• le suivi est ralenti ce qui entraîne des tensions et de la frustration au sein des équipes de conducteurs.

 

Perte de temps

 

• La personne en charge du traitement des demandes d’intervention perd beaucoup de temps à collecter, trier, valoriser les informations et les distribuer aux bons interlocuteurs.

 

 

Avec Flexio aujourd’hui

 

 

SAISIE DES DONNÉES SUR FORMULAIRE NUMÉRIQUE

 

Avec Flexio, le papier a disparu et s’est converti en formulaires numériques (date, numéro de bus, chauffeur, circuit, kilométrage, type de demandes d’interventions, observation, signature, est-ce une urgence ? Etc).

Depuis des bornes interactives, les chauffeurs enregistrent leur kilométrage et les incidents survenus au cours de leur journée.

Le temps de gagné en “paperasse” est d’environ 1/2h par équipe et par jour”.

AUTOMATISATION DES FLUX D’INFORMATION

 

• Une fois leur saisie validée, les kilométrages sont automatiquement enregistrés dans un tableur office et les demandes d’interventions éventuelles, redistribuées dans un autre type de tableur.

 

• Un mail et un SMS sont envoyés automatiquement à la personne en charge du traitement des demandes d’intervention.

 

 

DONNÉES PLUS FIABLES, MEILLEURE TRAÇABILITÉ

 

• Les urgences sont gérées en temps réel, les équipes de maintenance sont plus réactives et les conducteurs sont en mesure de suivre l’état de leur demande : en attente, pris en compte, résolu.

 

• L’utilisation des formulaires numériques apporte un confort de saisie aux conducteurs, réduit les erreurs, accroît la qualité de l’information.

 

• La réactivité des traitements valorise le personnel qui se positionne en tant qu’acteur du début à la fin du processus.