Processus QHSE
Une solution numérique unique pour réaliser, suivre et améliorer tous vos processus QHSE. Une utopie ?
Pas du tout !
Vous réalisez régulièrement des audits (de poste, produits, qualité, système, etc.), des tournées de vérifications, des gemba walks, des visites de sécurité, ou autres enquêtes et remontées terrain dans différents services de votre entreprise ?
Sachez que vous pouvez tous les réaliser avec une seule et même solution numérique.
Voici nos conseils pour vous libérer du papier et des tableurs excel afin de renforcer la sécurité, élever le taux de conformité et atteindre un haut niveau de qualité dans votre usine.
Nous vous montrerons comment décloisonner les données clés isolées par services et comment raisonner de manière globale dans votre organisation.
Nous vous expliquerons comment gagner en performance de manière pérenne grâce à une solution digitale unique spécialement taillée pour les services qualité, hygiène, sécurité et environnement.
Audits, remontées terrain, plans d’actions, non conformités… Des services QHSE souvent débordés
Traiter les non-conformités en temps réel, prévenir les risques, piloter la performance des processus au plus près du terrain, assurer un niveau de qualité élevé dans l’usine… Aujourd’hui à l’ère de l’industrie 4.0, plus aucune entreprise ne peut faire l’impasse sur l’analyse des remontées terrain. Qu’elles concernent la supervision de la production et des équipements, la mise en sécurité des salariés, en passant par la qualité des produits, les processus QHSE sont devenus des enjeux de taille pour la productivité et la pérennité d’une entreprise.
D’autre part, les exigences réglementaires ne cessent de prendre de l’ampleur pour répondre à des demandes clients de plus en plus précises. En effet, les certifications se multiplient sur de nombreux sujets QHSE tels que les énergies, le développement durable, la sécurité alimentaire, etc. Cette évolution est présente dans tous les domaines de l’industrie : BTP, agroalimentaire, automobile, etc.
En découle une pression élevée sur les services QHSE qui sont bien souvent noyés par les demandes, les protocoles à respecter et les outils à déployer pour y parvenir. Ils se retrouvent seuls garants en charge de faire respecter des cahiers des charges plus ou moins complexes. Le pilotage et le suivi des actions préventives ou correctives sont aussi des prérogatives de taille pour les responsables d’équipe QHSE sur le terrain. Là aussi, les exigences sont élevées puisque leur gestion optimale garantit la performance générale de l’entreprise.
Des processus QHSE peu fiables, chronophages et fastidieux
Avec des outils traditionnels, tels que les formulaires papier ou les tableurs excel, cette situation devient rapidement ingérable pour les responsables QHSE.
“ Excel ? Tout le monde y va de sa petite macro, c’est un outil à l’usage d’un service unique,
impossible de raisonner en termes de performances globales ”
Jordan, Responsable pôle Lean Manufacturing chez Cryostar.
Quel chef d’équipe n’a pas déjà eu cette réflexion ?
Ressaisie, pertes de documents, tableurs trop nombreux, complexes, figés, qui cloisonnent les données et deviennent souvent illisibles. Sans parler des erreurs et des données non uniformes qui complexifient le travail d’analyse et faussent les résultats.
Les responsables QHSE sont sans cesse confrontés au défi de collecter, agréger des données terrain, analyser, mesurer, mettre en place et suivre des actions pour maintenir un niveau de sécurité, de qualité et de productivité stable dans l’entreprise. Le défi est de taille, puisque la majeure partie des équipes QHSE doit composer avec l’archaïsme du papier et des tableurs excel. S’ajoute à cela la complexité de lier leur activité quotidienne aux solutions numériques historiques ou en cours de déploiement : ERP, MES, GMAO, etc.
Perte de temps
La saisie sur papier est une tâche manuelle chronophage. En particulier si toutes les informations doivent être ensuite ressaisies dans un tableur Excel. Outre une perte de temps considérable pour l’ensemble des intervenants, le manque de réactivité est un point de douleur important. Souvent, les urgences liées à des non-conformités ou des situations critiques sur le terrain ne sont pas traitées à temps. En effet, le plus souvent, il incombe à une seule personne de collecter toutes les informations liées à des remontées terrain. Puis, cette dernière doit les attribuer à la bonne personne ou au service compétent. Selon les périodes et le nombre d’informations, les délais peuvent être plus ou moins longs ce qui provoque des retards, des engorgements, des risques pour la santé et la sécurité des salariés, des gaspillages, etc.
Cloisonnement des informations
Si un risque ou une situation critique est détectée sur le terrain, le service le plus apte à régler le problème doit pouvoir être prévenu rapidement pour agir dans les plus brefs délais. Néanmoins, l’utilisation du papier et des tableurs excel rend impossible cette réactivité. Les responsables QHSE vont engager beaucoup d’énergie pour collecter et partager les informations avec des tiers. Les méthodes traditionnelles ne permettent pas cet échange d’informations précieux.
Risque d’erreurs élevé
Selon plusieurs études, 95 % des fichiers Excel contiennent des erreurs.
Cela peut évidemment nuire aux performances des équipes ou bien pire provoquer des situations graves pouvant aller jusqu’à l’accident. Personne n’est infaillible, il peut arriver à tout le monde d’oublier une information essentielle ou de faire une erreur de saisie, parfois même de perdre un feuillet ou un document. La plupart de nos clients industriels utilisaient des formulaires papier pour collecter de l’information sur le terrain : audits 5 S, audits de postes, gestion des équipements / infrastructures, visites de sécurité, gemba walks, etc. Ils ont décidé de se tourner vers une solution digitale pour assurer la traçabilité et la gestion des processus QHSE.
Pourquoi Excel alors ?
L’ennui c’est que beaucoup de services QHSE utilisent encore Excel et le papier pour effectuer des audits, des vérifications ou pour remonter des problématiques terrain. Pourquoi ? Car élaborer et mettre en place des solutions digitales parfaitement adaptées aux besoins des équipes prend du temps, nécessite de l’énergie et représente un investissement de taille. La rédaction du cahier des charges est déjà éprouvante. Quant au développement d’applications sur-mesure, cela mobilise des équipes informatiques déjà surchargées de travail.
“Nous avons créé une application en un mois avec Flexio, alors qu’un développement spécifique aurait nécessité d’avoir recours à une prestation externe pour rédiger un cahier des charges techniques avant même de passer au développement informatique” *
L’immense majorité des personnes qui construisent des applications Excel le font parce qu’elles considèrent que les outils informatiques mis à leur disposition ne répondent pas à leurs attentes. En effet, 88% des cadres déclarent utiliser Excel comme solution de contournement pour les logiciels peu flexibles qui sont disponibles dans leur service. Ces comportements favorisent le shadow IT et peuvent mettre en péril la sécurité des données dans l’entreprise.
Une solution pour satisfaire toutes les demandes ? Est-ce possible ?
Vous souhaitez digitaliser vos processus QHSE ?
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Le digital, la solution pour optimiser vos performances QHSE rapidement
À l’heure où les entreprises se tournent vers l’industrie 4.0, la digitalisation de l’ensemble des processus QHSE semble être la piste à privilégier pour rester compétitif dans le paysage industriel de demain.
Attention toutefois à la multiplication des outils numériques qui peuvent renvoyer au problème initial. Les services QHSE doivent donc avoir en tête qu’avec une solution digitale unique, ils pourront gérer un maximum d’actions et interconnecter leur processus entre eux ainsi qu’avec d’autres services de l’entreprise : maintenance, RH, achats, etc.
Mieux gérer les non-conformités avec le digital
Les non-conformités sont une irrégularité entre le produit livré et les exigences contractuelles définies entre l’entreprise et son client.
Si elles sont mal gérées, elles peuvent avoir de sérieuses conséquences, en particulier sur les coûts, la chute de la satisfaction client ou à la perte d’une certification par exemple.
La traçabilité et la gestion des non-conformités est un vecteur essentiel pour contrôler et garantir la qualité de tout produit ou service. Savoir identifier et partager rapidement ces non-conformités, mettre en place les mesures préventives et correctives adaptées joue un rôle clé dans l’optimisation de la qualité dans les entreprises industrielles.
Une solution digitale permet aux équipes de reporter tout incident concernant un produit, un processus ou une action en temps réel. Elle permet également de rassembler et de partager toutes les informations liées à la non-conformité, puis de mettre en place un plan d’action qui pourra être suivi de près par l’ensemble des acteurs concernés.
Une solution dédiée permet aux organisations industrielles de construire et consolider des processus collaboratifs sur plusieurs niveaux : identification, qualification, enregistrement, partage, correction et analyse des actions correctives réalisées.
Éliminer les situations “hors standard” pour éviter les accidents
Les situations anormales ou hors standard sont des irrégularités observées lors d’une visite ou une tournée d’inspection réalisés par un responsable HSE ou un collaborateur.
L’objectif de ces visites est de signaler toutes les situations de presque incident ou presque accident afin d’attribuer rapidement des actions correctives en fonction du type de situation remontée. Une plateforme digitale sera une alliée de taille puisque l’observateur peut relever une anomalie et assigner en temps réel, une action corrective à la personne ou le service compétent. Le collaborateur qui détecte la situation hors standard peut ensuite suivre l’évolution de l’action corrective jusqu’à ce qu’elle soit traitée.
En route vers l’amélioration continue
Le digital est également un levier fort pour intégrer l’amélioration continue dans les processus QHSE.
En intégrant une démarche d’amélioration continue, on supprime tout ce qui peut avoir une incidence négative sur la productivité de l’entreprise : actions inutiles, cloisonnement des données, tâches à faible valeur etc. Cette méthode a pour objectif d’éliminer tout ce qui peut venir entraver les performances ainsi que la qualité de production dans une usine.
Les services QHSE ont donc l’opportunité, avec une solution numérique, de se focaliser sur les axes d’amélioration indispensables à l’atteinte des objectifs définis par la stratégie de leur entreprise.
Optimiser tous vos processus QHSE grâce à une application unique
Vous l’aurez compris, les enjeux du service QHSE sont nombreux.
Toutefois, même si le digital vient soutenir fortement le quotidien des équipes, la multiplication de solutions dédiées peut s’avérer contre-productive.
Un outil digital unique réduit le travail de saisie, améliore les temps de traitement, la traçabilité et le suivi des situations hors standard et des non-conformités, etc. Mais il offre aussi plus de temps aux responsables qualité ou HSE pour analyser et mieux piloter leur service.
Un seul outil paramétrable qui s’adapte à chacun de vos processus QHSE
Quel que soit votre service et la complexité de votre système d’audit, la solution Flexio vous permet de générer des formulaires numériques sur-mesure. Terminé le papier, les erreurs et la perte de temps liés à la ressaisie ! Vous pouvez créer simplement vos propres méthodes / outils d’audit (grilles, questionnaires, check list, référentiels…)
Dans une démarche d’amélioration continue et pour atteindre le plus haut niveau de qualité pour leurs produits, nos clients réalisent régulièrement des audits HSE et qualité dans leurs ateliers de production.
Toutefois, en fonction des postes audités, les critères à vérifier ne sont pas du tout les mêmes. Parfois une information est capitale pour un poste de travail alors qu’elle sera inutile dans un autre atelier.
Après avoir longtemps fonctionné avec des formulaires d’audit papier créés pour chacun des ateliers (perte de temps et manque de réactivité), notre client a pris un virage numérique afin de gérer l’ensemble de ses audits terrain avec une seule et même solution.
Les formulaires numériques sont paramétrés selon des patterns référentiels. Ils sont accessibles sur smartphones et tablettes et n’affichent que les listes de tâches de contrôle en relation avec l’atelier ou le poste audité.
Si une situation n’est pas conforme aux standards attendus, le collaborateur qui audite peut :
- Prendre une photo,
- Dicter vocalement son commentaire pour décrire la situation
- Attribuer un niveau de gravité à la situation
- Utiliser la géolocalisation
- Assigner un service ou une personne responsable pour engager des actions correctives, etc.
Toutes ces actions peuvent être réalisées en mobilité et hors connexion grâce à l’application mobile Flexio.
Selon l’action à réaliser, l’auditeur peut faire une demande précise dans le formulaire qui sera envoyé automatiquement au service compétent et qui devra préconiser des actions à mettre en place pour corriger.
Un outil simple et Flexible
Avec la solution No Code Flexio, vos équipes composent elles-même des formulaires numériques et des applications en quelques clics sans connaissances informatiques. D’un simple glissé/déposé elles ajoutent ou suppriment les champs dont elles ont besoin pour collecter des informations en mobilité.
Pour simplifier l’acquisition des données et guider les collaborateurs dans leurs missions, les responsables QHSE et leurs équipes peuvent utiliser différents champs prédéfinis, disponibles dans Flexio et faire évoluer leurs formulaires et applications en même temps que l’entreprise.
“Nous avons construit une application puis nous nous sommes rendus compte que notre parti pris au départ ne correspondait pas à la réalité du terrain, des équipes et des chefs d’équipe. Nous avons donc fait évoluer notre application de base en quelques clics afin de mettre en place un nouveau système d’actions correctives suite à une remontée terrain par un collaborateur”
“Nous avons décidé d’avancer avec un groupe restreint pour créer une application puis nous allons la tester réellement sur le terrain avec une équipe pilote afin de l’améliorer au fil des remontées. L’objectif étant de se rapprocher au maximum des attentes des collaborateurs opérationnels” *
Avec la solution No Code Flexio, chaque application peut être modifiée en quelques clics pour coller à la réalité du terrain et évoluer avec les équipes et la situation de l’entreprise.
Tout se fait en autonomie, le service informatique n’est pas sollicité, ce sont les équipes QHSE qui prennent la main sur leurs outils de travail.
Centraliser, analyser et partager pour mieux piloter vos processus QHSE
Les scénarios d’automatisation
Planifier, valider et réaliser tous les audits et les tournées d’inspection. Mais aussi détecter les points sensibles et les pistes d’amélioration possibles : planification, exécution, suivi et analyse. Les processus QHSE au quotidien peuvent prendre beaucoup de temps s’ils ne sont pas digitalisés et automatisés.
Grâce aux scénarios Flexio, les équipes QHSE vont automatiser simplement leurs processus métier, valoriser toutes les données collectées sur le terrain, fluidifier la communication entre les services et raccourcir les prises de décisions des chefs d’équipe.
La solution Flexio permet de collecter et échanger vos données en continu, directement depuis le terrain et d’être alerté en cas de situation critique.
Calcul automatique d’indicateurs, en temps réel
Chez l’un de nos clients, lors d’une tournée d’inspection en production c’est la combinaison de 3 critères renseignés par l’auditeur qui détermine le niveau de gravité de la situation.
En cas de risque majeur, Flexio envoie automatiquement une notification au service sécurité qui doit intervenir.
Si le risque est qualifié de faible ou modéré, c’est le service le plus compétent qui sera saisi.
“Une fois que l’action est dans le scope du service concerné, il peut la classer comme : en cours de traitement”.
Les tableaux de bord
Disposer d’analyses statistiques pour mieux décider et planifier est déterminant pour les équipes QHSE. Avec Flexio, vous pouvez collecter des données hétérogènes, les structurer au regard de votre activité et les partager avec des tiers simplement dans une dynamique collaborative : génération et envoi automatique de rapports au format .pdf ou Excel.
Les tableaux de bord permettent de présenter simplement et de structurer des données QHSE selon vos attentes et vos besoins métier. La technologie Flexio permet ensuite d’automatiser le calcul de vos indicateurs et informations selon les objectifs que vous aurez fixés en amont.
“Les tableaux de bord et les scénarios d’automatisation nous permettent de suivre la liste des enregistrements, la répartition en termes de risques, le total des remontées terrain, le total des remontées qui n’ont pas encore été traitées, etc.”
“Tous les matins un scénario récapitule pour l’ensemble des services, les actions qui doivent être traitées en priorité, celles qui sont en retard, etc. Celles sur lesquelles ils se sont engagés et celles pour lesquelles la date butoire a été dépassée”
“Les tableaux de bord évolueront à l’usage. En effet, nous n’avons pas envie de créer des KPI’s pour se faire plaisir mais pour gagner en qualité et en réactivité dans la remontée, le traitement, le suivi et la prévention des incidents, accidents, et non-conformités” *
Les bénéfices observés
“Flexio nous a permis d’identifier de nombreux axes d’amélioration, au niveau de nos différents processus et applications métier”
“Avec flexio nous avons l’opportunité de nous améliorer sans cesse, car de nombreux autres processus peuvent être digitalisés”
“Il s’agit davantage d’un gain qualitatif, car Flexio permet de mettre en place de nouveaux standards pour l’amélioration continue, c’est un véritable levier d’action et de pilotage pour le management et le suivi de la sécurité”
“Notre objectif avec Flexio est de faciliter la vie du service : perdre le moins de temps possible et diminuer la part de non valeur ajoutée au niveau des ateliers de production” *
* Extraits de la présentation
« Que font nos clients avec Flexio » par Jordan, Responsable pôle Lean manufacturing chez CRYOSTAR.
Vous pouvez retrouver cette vidéo ICI !