Gestion des visiteurs
Vous utilisez déjà Flexio et souhaitez continuer à développer la digitalisation des processus ?
Vous recevez sur vos sites un grand nombre de public. Il est amené à enregistrer ses mouvements (entrée et sortie) dans l’entreprise.
Vous gérez les entrées et sorties dans votre entreprise via un formulaire papier ou un « cahier visiteurs » ?
Vos visiteurs doivent compléter et signer un registre en arrivant et en partant de votre société ?
Digitalisez !
Simplifiez la gestion des visiteurs dans votre entreprise avec notre application !
Notre application permets à vos visiteurs de s’enregistrer sur une tablette ou un smartphone, en toute autonomie.
Dès leurs arrivées sur site, vos visiteurs s’enregistrent sur le formulaire numérique disponible à l’accueil.
Vous avez la possibilité de créer, d’organiser, d’améliorer, le formulaire comme vous le souhaitez ! C’est l’avantage des applications No Code : Vous n’avez pas besoin de connaissance en informatique pour développer votre application personnalisée.
Une fois la visite terminée, les visiteurs enregistrent leurs sorties sur la même tablette que précédemment.
Toutes les données sont enregistrées et répertoriées dans une Ressource.
Vous pouvez donc visualiser en temps réel le public présent sur votre site.
En cas d’évacuation au sein de votre entreprise, vous pouvez fournir rapidement la liste des personnes présentes sur site.
Quels sont les avantages de la digitalisation
du processus « gestion des visiteurs » ?
Gain de temps
Pour l’enregistrement et l’accueil des visiteurs.
0 papier
Pas de problème de relecture,
Meilleure traçabilité, suppression des erreurs, etc…
Meilleur accueil
Modernisation de l’image de l’entreprise.
Le personnel d’accueil se concentre sur la qualité de l’accueil.
Sécurité
Facilité d’accès de la base de données depuis une tablette ou smartphone.
VOUS UTILISEZ ENCORE DES FICHES PAPIER OU DES LIVRES D’INVITÉS ?
– Vous utilisez des formulaires papier pour collecter les informations sur vos visiteurs ?
– Vous perdez régulièrement des données ? Vous constatez fréquemment des erreurs ?
– Vos équipes à l’accueil saisissent manuellement les données sur papier, elles perdent beaucoup de temps ?
– Il arrive que les visiteurs partent sans signer le registre de sortie, les données sont souvent incomplètes ?
– Vous n’avez pas de personnel à l’accueil, les visiteurs s’enregistrent eux-mêmes sur un livre d’invités ?
– Vous n’avez aucune visibilité sur les déplacements des visiteurs ? Aucune traçabilité ?
– Le personnel d’accueil perd du temps à prévenir par téléphone la personne qui doit rencontrer le visiteur ?
Parfois elle n’est pas joignable ? Vos équipes perdent du temps ?
– Vous aimeriez pouvoir être en conformité avec les normes RGPD mais cela est trop complexe ?
AVEC LA FLEX’APP GESTION DES VISITEURS
– Optimisez la gestion et la sécurité des visiteurs en remplaçant le papier par des formulaires numériques disponibles sur tablettes et gagnez en temps et en productivité.
– Pré-enregistrez des visiteurs avant leur venue pour fluidifier le processus d’accueil.
– Assurez le suivi et la traçabilité des visiteurs sur votre site
– Programmez des alertes automatiques par mail ou sms pour prévenir le salarié concerné :
- quand leur interlocuteur valide le formulaire d’accueil.
- quand un visiteur n’a pas signé le formulaire de sortie, vérifiez et retracez son parcours.
Commencez dès aujourd’hui
Personnalisez cette application ou
créez la vôtre à partir d’une feuille blanche.
COMMENCER A DIGITALISER