Optimiser ses workflows et améliorer les process de son entreprise
Flexio & NEFAB France :
Nefab France, filiale française du groupe Nefab est fabricant mondial d’emballages industriels (conditionnement logistique uniquement), spécialisé dans des solutions complètes d’emballage.
Flexio accompagne le service développement commercial de Nefab France dans l’optimisation de son workflow avant vente.
Ensemble, Flexio et Nefab France ont créé un outil pour simplifier le processus de traitement de données de la gestion de projet.
Utilisé quotidiennement, il permet aux différents services actifs avant la conclusion d’une vente de gérer l’avancée d’un dossier.
Workflow : les problématiques !
Pour rappel, la gestion du flux de travail est le processus de coordination du travail au sein d’une organisation afin d’exécuter un projet plus important.
Le service développement commercial de Nefab France avait comme besoin de concentrer les informations sur un seul et unique support.
En effet, le nombre d’acteurs du processus étant conséquent (service commercial, service support, service production…), ils avaient besoin d’optimiser la communication entre eux et d’attribuer des tâches automatiquement.
« Si j’avais à recommander Flexio, je m’adresserais, à ceux qui ont une complexité de processus à gérer dans un domaine.
En effet, Flexio répond – grâce à son agilité, à sa modularité – à la complexité des services qui doivent gérer des produits non catalogués, non standardisés. »
Jean-Marc VIEIL – Head of Sales and Business Development, Nefab France
Les applications Flexio développées par NEFAB France
Workflow en amont de la production
La principale application est celle qui gère le flux de travail avant la mise en production.
Le service commercial est le premier émetteur. Le sujet part ensuite à destination du service support (bureau d’étude, planification, order delivery) puis, c’est à la revue de contrôle de valider la commande et la production.
– 1 workflow pour concentrer et gérer la base de données
– 1 workflow pour distribuer les tâches
Grâce à ces workflows les informations sont concentrées et l’ensemble de l’équipe peut suivre l’avancée du projet.
Chaque tâche est attribuée automatiquement ce qui assure un vrai gain de temps.
Application “Business Unit”
Lorsque des salariés sont déployés chez le client ou à proximité, la gestion des interactions entre les besoins exprimés par le client jusqu’à la validation du devis se fait via Flexio.
Application “Alerte changement mode opératoire clients”
Une nouvelle application a été créée suite à la recrudescence de complexité des modes opératoires attendus par les clients : les grands comptes industriels demandent à adapter les processus NEFAB France aux leurs.
Cette base “mode opératoire client” permet d’alerter les services Commercial et Customer services lorsqu’une demande est différente du standard de NEFAB France.
Ensuite, une analyse de faisabilité est mise en place afin de contrôler l’impact économique.
Cela permet une prise de conscience du travail supplémentaire demandé par certains clients et donc du coût !
Optimisation de ses workflows :
Faire un développement sur mesure ?
Avant Flexio, une solution « clés en main » a été mise en place chez Nefab France.
Le développement a été long et fastidieux. Les 6 mois de test ont permis de mettre en avant les modifications à apporter. Cependant, l’évolution de la solution était payante et le coût faramineux.
Après réflexion, le cahier des charges était trop complexe à formaliser.
Nous avons choisi Flexio, car c’est la réponse à la logique de souplesse dont nous avions besoin. Flexio permet la modification ou la création d’application en totale autonomie.
Jean-Marc VIEIL – Head of Sales and Business Development, Nefab France
Les gains depuis l’utilisation de Flexio :
MEILLEURE ORGANISATION
Plus de perte d’information,
les données sont concentrées et standardisées.
GAIN DE TEMPS
Rapidité de diffusion des informations,
Pas de temps perdu dans les recherches.
APPLICATION AGILE
Souplesse dans la création des applications,
Possibilité de modifier ou créer facilement des process.
Optimiser ses workflow avec Flexio aujourd’hui
Une organisation interne optimisée
L’ensemble des services utilisant flexio a la possibilité de consulter en direct depuis l’application, la liste des dossiers, des tâches, des avancées à contrôler.
De plus, les documents importants externes à Flexio peuvent être ajoutés en tant que pièce-jointe pour que l’information soit accessible par tous.
Le respect de toutes les étapes du workflow
L’automatisation des workflows garantit le respect de toutes les étapes.
Elle est donc adaptée aux processus complexes. La réduction considérable du taux d’erreurs permet un vrai gain de temps pour vos collaborateurs. Ils peuvent alors se consacrer davantage aux tâches à plus fortes valeurs ajoutées.
Les saisies des données facilités
Avec l’application Flexio les utilisateurs saisissent immédiatement les informations dans des formulaires numériques adaptés aux besoins du service ou de l’entreprise. Les données sont instantanément enregistrées sur la plateforme Flexio puis des scénarios d’automatisation les distribuent au bon endroit au bon moment.
L’automatisation des alertes
Lors d’un nouvel enregistrement, d’une modification de données dans la base ou dans un formulaire digital, Flexio peut envoyer automatiquement une alerte (mail, SMS…) au responsable concerné.
D’autre part, il est possible d’envoyer automatiquement un rapport au format PDF à la validation de chaque étape du workflow.
Le contrôle et la vérification des données saisies à tout moment
La centralisation des données et informations dans Flexio vous permet de suivre en temps réel l’avancement de votre projet.
Des possibilités infinies
L’application Flexio se veut d’être agile. Nous souhaitons lors de la formation initiale vous donner les clés pour que vous puissiez créer, adapter et automatiser vos propres applications.
Créez vos applications, testez-les et améliorez-les !