Le digital relève le défi des colis de Noël
Le mois de décembre est à peine entamé que déjà des dizaines de colis déferlent à l’accueil : un vrai défi logistique pour les personnes en charge de l’envoi et la réception dans les entreprises.
La période des fêtes de fin d’année est lancée. Cadeaux fournisseurs, colis gourmands, cadeaux pour les enfants offerts par le Comité d’entreprise commencent à affluer et transitent tous par la case accueil de la société qui doit les réceptionner et ensuite les distribuer.
S’ajoutent à cela les commandes personnelles des salariés quand l’employeur tolère cette pratique.
L’activité liée à la réception et la redistribution des colis dans l’entreprise augmente considérablement et les services d’accueil doivent s’adapter à ce changement de rythme en s’appuyant sur leurs propres ressources. Comment les aider à gagner en sérénité face à ce pic d’affluence ?
Des missions quotidiennes inchangées
Les responsables de l’accueil dans les entreprises réceptionnent quotidiennement des colis, leur quantité dépend de la taille et de l’activité de l’entreprise. Toutefois, en fin d’année le volume de traitement des colis est facilement multiplié par trois. Cela implique une adaptation des services d’accueil qui doivent jongler entre les réceptions et la redistribution tout en conservant leur investissement dans d’autres missions.
Le support papier entrave la performance
La plupart des services responsables de la réception et du traitement des colis utilisent encore le support papier pour gérer ces processus.
Ainsi à chaque réception les informations sont inscrites à la main sur un cahier ou autre support, ce qui accroît le risque d’oublis, d’erreurs ou de pertes d’information.
Le format papier implique une réelle perte de temps pour la personne qui réceptionne, interrompue dans sa mission elle doit ensuite traiter chaque cas de manière personnalisée.
Le papier implique également une gestion de l’archivage matériel en cas de litige, des méthodes peu compatibles avec les nouvelles procédures de stockages des données.
Le processus de traitement des colis déjà fastidieux en temps normal s’avère chronophage en période d’affluence. Se pose également la question de la valorisation du travail humain dans ce type de mission.
Optimiser les processus
En sensibilisant les collaborateurs à l’utilisation de l’outil numérique, la direction peut espérer optimiser l’ensemble des processus et gagner en productivité mais également permettre aux équipes de se concentrer sur des tâches plus valorisantes.
En effet, remplacer un cahier papier par une application, disponible sur tablette ou un smartphone peut s’avérer bénéfique et apporter des gains de temps et de performance instantanés. Les données relatives aux colis sont saisies en temps réel, soit par scan de codes barres, soit par saisie semi-automatique.
Cela permet d’éviter la ressaisie, les pertes ou les erreurs mais également d’accélérer le processus en supprimant des étapes inutiles et chronophages pour les personnes en charge de la réception. Une fois saisies de manière numérique les données peuvent simplement être distribuées au bon interlocuteur automatiquement et archivées en respectant les nouvelles procédures de stockage des données personnelles.
Les collaborateurs peuvent ainsi se concentrer sur d’autres missions.
Remplacer un cahier papier par une tablette ou un smartphone peut s’avérer bénéfique : Objectif zéro papier !
Valoriser les équipes
Lorsque les données clés sont saisies au format numérique, il est aisé de les valoriser en automatisant des flux d’informations par exemple. Une fois l’étiquette d’un colis scannée, un mail automatique d’alerte peut être envoyé au destinataire afin qu’il vienne récupérer son paquet contre une signature numérique directement sur la tablette.
En parallèle, les données relatives à chaque colis peuvent être automatiquement archivées dans une base de données au moment où le processus de réception est validé.
D’autre part, le format numérique permet également de monitorer les informations, de visualiser et de partager les éléments clés en temps réel afin de vérifier l’avancée d’un process ou encore d’envoyer une relance automatique à partir d’un délai déterminé à l’avance.
Grâce au digital, les collaborateurs se positionnent comme des chefs d’orchestre et élaborent les scénarios qui doivent se déclencher à travers des actions successives vers un objectif final. Au lieu de subir une situation liée à une surcharge de travail avec peu de ressources à leur disposition, les réceptionnistes reprennent le contrôle de leurs missions et peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
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