Comment optimiser votre service achats ?
Améliorer la communication et optimiser les processus de demandes de prix
Contexte
La société Technetics Group est spécialisée dans la conception et la fabrication de solutions d’étanchéité et de composants critiques. Le groupe adresse des applications et des marchés dans les domaines du nucléaire, de l’aéronautique, du pétrole et du gaz, du semi-conducteur, etc.
Au sein du groupe France, les équipes ont choisi Flexio pour optimiser plusieurs processus internes. Notamment dans le service achats. Pour atteindre leurs objectifs, ils ont été accompagnés par notre équipe pour créer une application destinée à améliorer les demandes de prix fournisseurs pour les Achats et tous les demandeurs de tarifications.
Découvrez comment les salariés de Technetics ont amélioré la communication et une partie des processus achats dans leur entreprise.
Problématiques
Perte de temps des salariés (équipes achats & commerciales) :
- Pour les transferts de mails des commerciaux vers le service achats.
- Les salariés du service achats devaient ressaisir des données dans le logiciel achat spécialisé.
- Les acheteurs perdaient beaucoup de temps à rechercher des informations manquantes ou mal saisies.
- Les équipes manquaient de réactivité et de données pour répondre aux demandes des clients.
Des outils peu adaptés
- Le logiciel groupe était complexe à utiliser pour administrer les demandes de prix.
- Les outils mis à disposition des demandeurs de tarification n’étaient pas suffisamment ergonomiques.
- Aucune possibilité de demander une tarification ou de la gérer et la suivre en mobilité.
- Les données étaient mal qualifiées ou inexploitables.
Problèmes de communication
- Entre le service achats et les commerciaux, mais également avec les services associés.
- Les salariés devaient effectuer des allers/retours permanents pour communiquer sur l’avancée des demandes.
- Les commerciaux n’avaient aucune visibilité sur l’état de leur requête.
Avec Flexio aujourd’hui
Les équipes chez Technetics group, améliorent la communication entre les services pour améliorer les processus de demande de tarification.
Les commerciaux peuvent saisir leurs demandes ou suggestions directement dans un formulaire numérique. Ils suivent ensuite l’avancée de leur requête directement depuis leur espace personnel sur la plateforme Flexio.
Flexio nous permet d’adapter plus facilement les projets et QuickWin de nos différentes activités industrielles.
Jérémy, Business Analyst chez Technetics Group
GAIN DE TEMPS
- Pour la saisie des données depuis la plateforme web ou l’application mobile.
- Certaines données sont pré-remplies ou directement accessibles depuis une autre base de données (codes fournisseurs par exemple).
- Les informations collectées sont enregistrées automatiquement dans une base de données dédiée pour enrichir l’historique.
DONNÉES PLUS FIABLES, MEILLEURE TRAÇABILITÉ
- Des champs obligatoires, des cases à cocher ont été ajoutées pour éviter les formulaires incomplets.
- Les formulaires s’adaptent en fonction des demandes.
- Les données sont désormais qualifiées et exploitables bien en amont. Les saisies non conformes sont identifiées dès le début du process.
OPTIMISATION DE LA COMMUNICATION ET DES FLUX D’INFORMATION
- Les données sont consultables simplement par les personnes impliquées dans la demande tarification. Cela réduit les multiples échanges entre les différents acteurs d’un projet.
- Les équipes achats disposent de toutes les informations en temps réel, pour mener à bien les démarches suite à une demande prix.
- Les demandeurs de tarification (équipes commerciales, production, etc.) peuvent proposer des fournisseurs directement dans la demande de tarification générée avec Flexio.
- Toutes les informations sont agrégées sur la plateforme Flexio, elles sont disponibles simplement. En effet, tous les salariés peuvent consulter instantanément les données. Un scénario d’automatisation permet d’informer automatiquement les bonnes personnes au bon moment pour améliorer la gestion de projet.
« Nous intégrons la gestion de projet, qui est beaucoup plus adapté qu’un Gantt avec des milliers de commentaires ».
Jérémy, Business Analyst chez Technetics Group
Pour la suite…
Développement et création d’applications :
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- Gestion des interventions curatives pour la maintenance
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- Reprise de tout le parc Machine et historique des interventions pour la maintenance
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- Mise en place des demandes RH, RDV, formulaires, certificats ect…
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- Lecture de codes barres pour la préparation de kits d’assemblage en atelier.