Audits industriels : 5 raisons de digitaliser ses formulaires.

Digitalisation, virage numérique, transformation digitale, des formules qui reviennent de plus en plus souvent.

 

Mais quels horizons pour les services Qualité, HSE et production dans ce nouveau paysage numérique ?
Quels sont les enjeux liés à ces nouvelles méthodes de travail ? Quels atouts métier pour les responsables, managers et opérationnels sur le terrain ?

 

Le passage à l’ère du tout numérique pour les entreprises entraîne son lot de questions. Outre les aspects technologiques qui s’avèrent être de formidables accélérateurs de productivité et d’efficience, la vraie question est de connaître l’impact réel de cette nouvelle ère sur le travail quotidien des services qualité, HSE et production. Quels sont ses bénéfices ? Pourquoi adopter ces nouveaux outils numériques ? Est-il indispensable de digitaliser et supprimer les formulaires papier ?

 

 

Le papier encore très utilisé

Garant de la sécurité, du bien-être, de la satisfaction client ou encore de la qualité dans leur entreprise, les managers et responsables de services réalisent chaque année un nombre important d’audits internes. Une grande partie passe encore du temps à imprimer des formulaires vierges, à les remplir manuellement puis à les ressaisir sur ordinateur. Les données recueillies dans des tableurs Excel.

 

   1. Assurer son ROI

 

En digitalisant ses formulaires, un service “zéro papier” peut réduire le temps de transfert des informations collectées depuis le terrain vers leur lieu de stockage ou pour analyse. En utilisant des formulaires numériques, l’échange d’information se fait en temps réel depuis le lieu d’intervention. Ainsi, les délais de traitement des urgences, anomalies ou autres non conformités sont réduits considérablement.

 

Gagner du temps et aussi de l’argent, quand on sait que 10 000 à 25 000 euros par an, sont dépensés (ADEME / REVIPAP) pour la consommation de papier à usage interne dans une entreprise d’une centaine de personnes. A ce coût, s’ajoutent des frais d’équipement liés à la quantité de papier consommé : achats de consommables (cartouches d’encre), maintenance des imprimantes, etc.

 

 

   2. Garantir la qualité des informations

 

Assurer la fiabilité des données en évitant les erreurs de saisie et de ressaisie représente un un avantage non négligeable dans les processus d’audits internes. Les informations sont recueillies une seule fois via un mobile, une tablette sur le terrain ou via un ordinateur. Puis un rapport peut être automatiquement mis en forme et partagé avec d’autres service de l’entreprise.
L’intérêt de l’outil digital est également la traçabilité des documents et des données. Trop souvent les feuillets sont perdus ou endommagés. L’intérêt est de simplifier non seulement la collecte sur le terrain, mais également tout le processus d’audit : agrégation des données, mise en page, alertes, partage etc.
Faciliter le stockage des données.

 

  3. Faciliter la collaboration inter-services

 

Accroître significativement le degré de réactivité suite à la remontée d’une information non conforme ou d’une anomalie sur terrain.

Supprimer les silos d’information dans chaque service et favoriser le travail collaboratif, un aspect de la digitalisation à ne pas négliger. Un service commanditaire peut suivre en temps réel l’avancée d’un audit et recevoir automatiquement un rapport spécifique dès que celui-ci est achevé. Des ajustements ou des corrections peuvent également être faits facilement au cours du processus. Les allers-retours entre différents services sont simplifiés car l’information circule de manière fluide.

Inutile également de faire la pêche aux informations, elles arrivent automatiquement.

 

 

 

Le digital au service de l’humain

 

La démarche “zéro papier” permet aux équipes de se concentrer sur leur savoir faire, en limitant les missions à faible valeur.

 

 

 

   4. Valoriser l’humain

 

Relever les dysfonctionnement terrain est une première étape que l’outil digital simplifie grâce à la collecte sur des appareils mobiles. La deuxième étape qui consiste à agir pour rectifier les problèmes peut parfois prendre beaucoup de temps avec le format papier. La digitalisation permet de créer des alertes en temps réel et de prendre en compte rapidement une situation anormale ou dangereuse pour un collaborateur sur le terrain. Démontrer à cette personne que l’évènement à été rapidement traité peut fortement influer sur le bien être des équipes et leur motivation pour leurs missions quotidiennes. Certaines entreprises vont même jusqu’à afficher l’avancée du traitement des non-conformités, anomalies, signalements, sur un tableau numérique pour que les opérateurs terrain aient une visibilité sur la prise en charge de leur situation.

Pour les opérationnels sur le terrain, la manipulation de l’outil numérique est bien plus valorisante à condition qu’ils aient été construit et éprouvés avec leur collaboration.

 

   5. Automatiser les processus les plus chronophages

 

Distribuer l’information automatiquement au bon endroit au meilleur moment.

Qui n’a jamais entendu un collègue pester contre la “paperasse” qui s’accumule et qui peut parfois empiéter sur ses missions principales ?

La rigidité du format papier peut provoquer des tensions. Mais aussi un manque de motivation, les collaborateurs traitent des montagnes de papier qui ne réduisent jamais.

La digitalisation permet d’automatiser les tâches à faible valeur. Les responsables de services peuvent se concentrer sur des missions plus valorisantes et par là même gagner en productivité :

 

• Envoi de mail automatiques
• Alertes en temps réel
• Mise en page de rapports aux formats pdf ou Excel
• Ajout de contenu dans un tableur Excel
• Agrégation de données pour analyse
• etc.

 

Digitaliser ses audits industriels présente de nombreux avantages, pour s’assurer de prendre le virage du “zéro papier” sans bouleverser l’équilibre de son service ou de l’entreprise. Il est donc nécessaire de déployer une solution digitale réellement adaptée à ses besoins et ceux de ses équipes.

 

 

Flexio permet aux équipes de créer leurs propres applications métier pour digitaliser leurs process simplement et rapidement.

 

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